Bevezetés a visszaélés-bejelentő rendszer kapcsán
A 2023. évi XXV. törvény a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével kapcsolatos szabályokról kimondja, hogy bizonyos szervezetek kötelesek belső visszaélés-bejelentő rendszer létrehozására. Ez a kötelezettség mind a magánszférában, mind a közszférában működő szervekre vonatkozik, de a szabályok eltérőek.
A magánszférában működő vállalkozások vagy szervezetek közül azokra vonatkozik a kötelezettség, amelyek legalább 50 főt foglalkoztatnak foglalkoztatási jogviszony keretében. Tehát, ha egy vállalkozás vagy szervezet 50 vagy több foglalkoztatottal rendelkezik, akkor köteles belső visszaélés-bejelentő rendszert kialakítani.
A helyi önkormányzatok, állami szervek, helyi önkormányzat irányítása vagy felügyelete alatt álló költségvetési szervek vagy az állam vagy a helyi önkormányzat tulajdonában álló gazdasági társaságok, szintén kötelesek ilyen rendszert létrehozni. Azonban itt vannak kivételek: kisebb települések helyi önkormányzatai, amelyek településének lakossága 10 000 főnél kevesebb, mentesülnek a belső visszaélés-bejelentő rendszer bevezetésére vonatkozó kötelezettség alól. Ezenkívül, ha egy közszférába tartozó szerv kevesebb mint 50 főt foglalkoztat foglalkoztatási jogviszony keretében, akkor szintén nem vonatkozik rá a kötelezettség.
Mi az a belső visszaélés-bejelentő rendszer?
A belső visszaélés-bejelentő rendszer egy olyan szervezeten belüli mechanizmus, amely lehetőséget ad a foglalkoztatottaknak, és a törvényben meghatározott, a foglalkoztatóval kapcsolatban álló más érintetteknek arra, hogy biztonságosan és bizalmasan jelezzék a vállalaton belüli visszaéléseket, vélt vagy valós jogsértéseket, szabálytalanságokat vagy etikai problémákat. A rendszerrel kapcsolatos legfontosabb alapelvek közé tartozik a megtorlás tilalma, amely biztosítja, hogy a bejelentőt semmilyen hátrány nem érheti a bejelentés megtételével összefüggésben, továbbá a díjmentes tájékoztatáshoz és tanácsadáshoz való jog a rendszerrel kapcsolatban, a költségmentesség a hatósági és bírósági eljárásokban, illetve a felelősségmentesség a bejelentett információval összefüggésben (A bejelentés jogszerű megtétele esetén a bejelentőt nem terheli felelősség a bejelentésben szereplő információk megszerzése vagy az azokhoz való hozzáférés tekintetében, kivéve, ha a bejelentő az információk megszerzésével vagy az azokhoz való hozzáféréssel bűncselekményt követett el).
A bejelentés jogszerű megtétele esetén a bejelentő nem tekinthető a törvény által védett titok nyilvánosságra hozatalával összefüggő korlátozást vagy más, az információfelfedésre vonatkozó jogszabályi korlátozást megszegőnek, és az ilyen bejelentés tekintetében nem terheli felelősség, ha a bejelentő alapos okkal feltételezte azt, hogy a bejelentés szükséges volt a bejelentéssel érintett körülmények feltárásához.
Fontos azonban kihangsúlyozni, hogy a felelősségmentesség, és a megtorlás tilalmának alapelvei nem abszolút jellegűek, ugyanis amennyiben egy rosszhiszemű bejelentés valamilyen büntetőjogi deliktum tényállását megvalósítja (gondolhatunk itt a hamis vád, vagy akár a hatóság félrevezetése bűncselekményekre) a bejelentő ellen büntetőeljárás indulhat.
Milyen módon tehetünk bejelentéseket?
A bejelentőnek lehetősége van a bejelentést írásban vagy szóban megtenni. A szóbeli bejelentést telefonon vagy más hangüzenetküldő rendszer útján, illetve személyesen lehet realizálni. A belső visszaélés-bejelentő rendszer működtetője az írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül a bejelentés megtételéről visszaigazolást köteles küldeni a bejelentő számára. A visszaigazolás keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást kell nyújtani a törvény szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról. A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül köteles kivizsgálni. Ezt a határidőt kivételes jelleggel, különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól kell tájékoztatni. A bejelentés kivizsgálásának és a bejelentő tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot.
A törvény meghatározott esetekben lehetőséget biztosít a bejelentés kivizsgálásának mellőzésére is. Erre akkor kerülhet sor, ha a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg, vagy a bejelentést nem az erre jogosult személy tette meg, vagy ha a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve, ha a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban. A belső visszaélés-bejelentő rendszer működtetője a bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a bejelentőt írásban tájékoztatja. Az írásbeli tájékoztatás mellőzhető, ha a belső visszaélés-bejelentő rendszer működtetője a fentiekről a bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a tájékoztatást tudomásul vette.
Milyen szolgáltatás nyújtunk a bejelentővédelmi tanácsadás keretein belül?
A bejelentővédelemmel és a visszaélés-bejelentő rendszerekkel foglalkozó ügyvédi szolgáltatások teljes skáláját nyújtjuk. Mint bejelentővédelmi tanácsadó, szolgáltatásunk magába foglalja a bejelentésekkel kapcsolatos jogi kötelezettségeknek való megfeleléssel összefüggő komplex jogi tanácsadást, valamint az általános és átfogó dokumentációk (Belső eljárásrend, Általános tájékoztató, illetve Adatkezelési tájékoztató) elkészítését, továbbá belső auditokat és kockázatértékeléseket is. Célunk, hogy biztonságos környezetet teremtsünk és tartsunk fenn mind a bejelentők, mind a szervezetek számára, védve mindkét oldalt a kockázatok proaktív kezelésével és a legjobb gyakorlatok alkalmazásával a bejelentések kezelésében. Adatvédelmi szakértőként megértjük az érzékeny információk védelmének kritikus fontosságát a bejelentési folyamat során, és valamennyi szolgáltatásunk nyújtása során szem előtt tartjuk az adatvédelmi szempontokat, valamint a GDPR-nak és egyéb vonatkozó jogszabályoknak való megfelelést.
A bejelentővédelmi tanácsadó és az adatvédelmi tisztviselő pozíciójának kapcsolata
Mivel bejelentővédelmi szolgáltatásunk mellett az adatvédelem kapcsán is szolgáltatásokat nyújtunk, elengedhetetlen megemlítenünk az adatvédelmi tisztviselő és bejelentővédelmi tanácsadó egymáshoz fűződő viszonyát, különösen az önkormányzati szférában. Az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) 38. cikk (6) bekezdése kimondja: „Az adatvédelmi tisztviselő más feladatokat is elláthat. Az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó biztosítja, hogy e feladatokból ne fakadjon összeférhetetlenség.”
A két pozíció közötti összeférhetetlenség hiányát támasztja alá az uniós jog megsértését bejelentő személyek védelméről szóló, 2019. október 23-i (EU) 2019/1937 európai parlamenti és tanácsi irányelv (Irányelv) (56) preambulumbekezdése:
„Az, hogy (…) melyik személy vagy részleg a legalkalmasabb arra, hogy a bejelentések fogadására és nyomon követésére illetékesként kijelöljék, a szervezet struktúrájától függ, a feladatkörüknek ugyanakkor minden esetben biztosítania kell a függetlenséget és azt, hogy ne álljon fenn összeférhetetlenség. (…) ez lehet kettős feladatkör, amelyet olyan vállalati vezető láthatna el, aki elég magas beosztásban van ahhoz, hogy közvetlenül a szervezet vezetőjének tudjon jelenteni, így például a megfelelésellenőrzési részleg vezetője vagy HR-vezető, az integritás-tanácsadó, a jogi vagy adatvédelmi tisztviselő, a pénzügyi igazgató, az ellenőrzési igazgató vagy egy igazgatótanácsi tag.”
A vonatkozó jogszabályok, valamint a több ügyfelünknél kialakult gyakorlati tapasztalatok alapján, az önkormányzatok vonatkozásában álláspontunk szerint a leghatékonyabb, illetve a jogszabálynak való megfelelést leginkább elősegítő megoldás az, ha az adott szerv saját informatikai infrastruktúrájában kialakít egy, a visszaélés-bejelentések fogadására alkalmas rendszert, melyhez – biztosítva ezzel a Panasztörvényben és a GDPR-ban rögzített bizalmassági követelmények érvényesülését – kizárólag a bejelentővédelmi tanácsadást ellátó adatvédelmi tisztviselő rendelkezik hozzáféréssel, ezen felül pedig kijelöl egy olyan belsős munkatársat, aki kapcsolattartóként tudja támogatni a tanácsadót feladatai teljesítésében.
Bódi Bálint, jogi munkatárs
Dr. Miklós Péter, adatvédelmi ügyvéd
Amennyiben adatvédelem vagy a bejelentő-védelem területén segítségére van szüksége, vegye fel velünk a kapcsolatot elérhetőségeink egyikén:
Telefon: +36 30 648 5521
E-mail: dmp@dmp.hu
2025.03.17.
